C'est réservé. Tout le reste aussi.

Ce que la phrase voulait dire

Ce qu'un coach indépendant fait de mieux, c'est être avec ses clients. Les rendez-vous, les relances, les rappels : tout le reste l'en éloigne. À l'entendre, organiser un seul bilan lui coûtait trois ou quatre messages, ou un appel de dix minutes ; les relances faites à la main laissaient passer des oublis, et des absences.

Le secrétaire dont il parlait n'aurait fait que cela : réserver, confirmer, rappeler, relancer, et le laisser coacher. C'est exactement ce périmètre qui a été construit.

Ce qui a été construit

Derrière la prise de rendez-vous, un assistant complet accompagne chaque bilan du premier tap jusqu'au suivi, et tient l'agenda du coach. Il se lit en quatre niveaux, dans l'ordre où le client les traverse : avant le rendez-vous, au club, après, et côté coach.

Niveau 1 · Avant le rendez-vous

Sur la page du coach, deux tapes : un jour, un créneau. Une fiche courte, prénom et téléphone, et c'est réservé. Le billet apparaît avec son QR et son code de secours ; l'adresse e-mail, donnée sous le billet, reçoit aussitôt la confirmation, billet joint. Puis un rappel par mail la veille, un autre une heure avant, et un SMS si le coach l'a activé. Jusqu'à 48 heures avant, le client déplace ou annule seul depuis son billet.

Rien de tout cela n'est écrit en dur. Chaque coach règle sa page depuis son espace, et les valeurs qui suivent sont celles du compte servi en exemple ici.

• La durée d'un rendez-vous et le pas entre deux créneaux : 45 minutes, toutes les heures.
• Les plages d'ouverture, jour par jour, et les indisponibilités posées à la volée.
• Le délai minimum avant un rendez-vous et l'horizon de réservation : à moins de 6 heures, plus rien ne se réserve.
• Les rappels : les mails de la veille et de l'heure d'avant sont toujours là ; le SMS s'active ou se coupe coach par coach.
• Le texte des mails, réglable pour un coach, pour une structure, ou pour tout le monde.
• La page elle-même : la photo, le titre de l'offre, le prix barré, la durée, le lieu, la phrase sous le billet.
• L'agenda : le calendrier Google relié au compte, où chaque réservation vient se poser.

Niveau 2 · Au club

À l'arrivée, le coach scanne le QR du billet avec son téléphone : une tape, et la réservation passe de « Réservé · en attente » à « Bilan en cours ». Si le QR ne passe pas, le code à six caractères se tape à la main. Le bilan est digitalisé : le document qui en sort est déposé sur la réservation, qui devient « Bilan terminé ».

Niveau 3 · Après le bilan

Dès la fin du rendez-vous, le client a un espace de suivi personnel, et un e-book produit à partir de son bilan digitalisé : ses objectifs, son plan. Deux heures après la fin du créneau, un mail de feedback à deux boutons s'il est venu ; s'il n'est pas venu, un mail pour reprendre un créneau. Six mois après son dernier bilan, un mot de réactivation, sauf s'il s'est désinscrit.

Niveau 4 · Côté coach

Le coach n'a pas de mot de passe : un code à six chiffres reçu par mail ouvre sa session pour trente jours. Les mails qu'il reçoit sont actionnables : annuler ou déplacer se fait depuis le mail, sans connexion. Le récap de la semaine, lui, se compare à la précédente.

1. Chaque minuteLe rappel H-1

   Mail au client, SMS si le coach l'a activé, dans la fenêtre de 65 à 55 minutes avant, seulement si la réservation est encore confirmée.

2. Chaque heureLe rappel de la veille

   Mail entre 25 et 23 heures avant. Pas envoyé si la réservation a été prise moins de 48 heures avant le créneau.

3. Toutes les 5 minutesAprès la séance

   Deux heures après la fin : le feedback si la personne est venue, la récupération si elle ne l'est pas. Une seule fois par réservation.

4. 7 h 00Le récap du matin

   Au coach, seulement s'il a au moins un bilan dans la journée.

5. Lundi 8 h 00Le récap de la semaine

   Réalisés, annulés, absents avec suggestion de recontact, planning de la semaine, évolution par rapport à la précédente.

6. Mardi 10 h 00La réactivation

   Aux clients dont le dernier bilan date de six mois, sauf désinscription. Un seul envoi par adresse.

Il conseille aussi le coach dans son propre métier, avec une IA nourrie de plus de 800 heures de séminaires donnés par les références de l'industrie.

Conçu multi-structures dès le départ : chaque coach a sa page, chaque structure ses réglages, ses modèles de mails (le texte se règle par coach, par structure, ou pour tous) et sa signature SMS. Step Up Factory en est la première structure embarquée.

Ce que le système ne fait pas

• Il ne fait pas le bilan. Le coach le fait, en face à face, 45 minutes.
• Il n'accepte qu'une réservation par client et par semaine chez un même coach, et aucune à moins de 6 heures.
• Il n'envoie pas le rappel de la veille quand la réservation a été prise moins de 48 heures avant : la personne a déjà tout en tête.
• Il n'envoie aucun SMS tant que le coach ne l'a pas activé ; le mail reste le canal principal, le SMS n'est qu'un doublon.
• Il n'écrit plus à qui s'est désinscrit ; la réactivation à six mois respecte ce choix.

Le club autour

Trois pages sortent du même atelier et se tiennent : la vitrine stepupfactory.fr, qui lit les avis Google en direct ; la page de réservation de chaque coach ; et la galerie des résultats, « Une histoire d'histoires ». Un visiteur qui arrive par la vitrine, réserve son bilan et se retrouve six mois plus tard dans la galerie n'a jamais changé de maison.

Le résultat

« Si j'étais riche j'aurais une secrétaire » est devenu : un rythme de 10+ rendez-vous par jour tenu sans toucher au téléphone pour l'organisation, et zéro relance à la main. Il a son secrétaire.